46歳からのセミリタイア生活

21年間勤めた会社を退職し、第2の人生をスタートしました

退職前の仕事の引継ぎについて(思ったようにはいきませんでした)

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こんにちは。

 

20年以上勤めた会社を今月末で退職し、セミリタイアすることになりました。

先日、最終出社を終えて、いまは有給休暇を取得中です。

 

最終出社日を過ぎるまでは、このブログでも退職のことは一切書いてきませんでした。

なので最近、退職に至った経緯や職場での過ごしかたについて、ブログ内で少しずつ振り返っています。

 

今回は退職前の、仕事の引継ぎについて。

 

   

引き継ぎのためにまずやること

実際に引き継ぎを開始する前に、まずやるべきことがあります。

 

  • 自分の業務の棚卸し
  • 引き継ぎ計画の作成
  • 担当者の決定

 

業務の棚卸しでは、自分が担当している仕事の中身をなるべく具体的に書き出して

「必要な工数(時間)」

「求められるスキル」

なども追記しておきます。

 

次に、引き継ぎ計画を作成して、大雑把にどれくらいの期間が必要かを見積もります。

これが、退職日や、有給休暇を見込んだ最終出社日を判断する目安となります。

 

引き継ぎ担当者については、自分が考える適任者を推薦したのち、上司や人事部などが決定することになります。

(これは上司や組織の方針によって異なると思います)

 

わたしのケースでは、自身がプレイングマネージャーであり、複数の業務を同時に抱えていました。

・チームの進捗管理

・後輩の指導

・問題が生じたときの対応

・他部署や社外からの問い合わせ窓口(技術コンサルのような業務) 

 

職場の同僚もそれぞれに業務を抱えており、とうてい1人に引き継ぐことは不可能です。

上司と相談し、業務ごとに引き継ぎ者を決めてもらいました。

 

引き継ぎ業務の進めかた

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退職者、引き継ぎ者のどちらも、普段の業務をやりながら、同時進行で引き継ぎする必要があります。

したがって、スケジュールには余裕をもって進めるのがよいでしょう。

 

また、引き継ぎ項目はできるだけ文章化して、マニュアルにまとめるなど、後から確認できるようにしておくのが望ましいです。

 

わたしのケースでは、引き継ぎ者が決まるのがかなり遅かったです。

早くから、引き継ぎ内容や候補者の提案はしていたにも関わらず!!

そのため、最終出社の間際まで、普段の業務をやり続ける必要があり、、、

自分が考えていたような引き継ぎが、十分にできませんでした。

 

業務がきっちり引き継がれないと

あとに残された人が苦労するし、余分な工数や労力がかかって、生産性は下がります。

組織編制や人材配置について、もう少し「働いている人のことを考えた」采配をしてもらいたかったです。

 

とはいえ、自分への反省点もあります。

引き継ぎ項目をなるべく文章化して残しておく努力はしましたが、、、

それでも、もっと計画的に進めておけば、多くのことを残していけたのではないかと。

「もっとちゃんとできたはずだな」という心残りはあります。

 

 

 

マニュアル化についての提案

もし、業務のマニュアルとか、教育用の資料を作っておけば

・引き継ぎ期間が短くても、後任者があとで確認できる

・マンツーマンでなく、複数の担当者に伝授できる

というメリットがあります。

 

退職前の引き継ぎでなくても、業務の多能化や、後輩育成のためにも有効だと思います。

 

この「マニュアル・教育資料」作成でお勧めの方法がありまして

それは、「パワーポイント動画」の作成です。

 

「パワーポイント」は、「ワード」や「エクセル」と同じく、マイクロソフト社のソフトウェアです。

プレゼン資料をつくるときに多くの方が使っておられると思います。

 

このパワーポイント資料を用いたプレゼンテーションを、そのまま録音・録画できる機能があるのです。

とても便利なのですが、職場の同僚に聞いても知らない人が多かったので、ご紹介しておきます。

具体的には、次の内容がそのまま記録できます。

・自分が話した音声の録音

・スライドショーのポインタの移動

・スライドの切り替え

 

会議用の資料であれば、作成して一度きりしか使わないかもしれません。

一方で、「作業マニュアル」や「教育用資料」として作成したパワーポイント資料であれば、同じ資料を使って何度もプレゼンテーションする場合もあると思います。

 

わたしも、教育用のパワーポイント資料を作成して、何度も同じ内容を教育することを、これまでやっていたのですが

退職前の残り期間で、この教育資料をプレゼンテーション動画にする作業を行いました。

その動画をみたメンバーには

「好きなタイミングで停止したり、繰り返して観ることもできるので、とても理解しやすい」

と好評でした。

 

一度作ってしまえば、教える側も手間がかからないし、教わる側も自分のペースで学習できるメリットがあります。

引継ぎのヌケ・モレも防げるでしょう。

 

少しの手間で効果が大きいので、この「パワーポイント動画」作成は本当にお勧めします。

 

さいごに 

なんとなく、「最終出社日が近づいたら、のんびり過ごせるかな~」などと想像してたのですが。

そんなことは全くなく、、、

引き継ぎ者が決まったのが遅かったことや

パワーポイント動画を作成していたのもあり

最終出社日になるまで、バタバタと忙しくしてました。

 

正直、「やり残した感」はけっこうありますが、、、

気にしすぎても仕方がないなと、自分に言い聞かせてます。

 

今回の経験で感じたのは、「仕事のたな卸し、見える化」の重要性です。

皆さんの職場にも「あの人しかできない」というような仕事はないでしょうか?

そういう仕事が多いと、移動や退職(あるいは産休・育休などの長期休暇)で担当者がいなくなったときに、穴埋めが大変になります。

仕事を共有化できる仕組みを、職場全体で作っていくことは、有効だし重要なことだと思います。

 

さいごまで読んでくださり、ありがとうございました

 

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