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ビジネスマナーを身につけるための4つの基本とは【若手社員のための仕事術】





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こんにちは。

 

皆さんは「ビジネスマナー」と聞いてなにを思い浮かべますか?

とあるビジネスマナー本の目次をみてみると「身だしなみ」「コミュニケーション」「電話応対」「敬語」「顧客応対」「ビジネスメール」などの項目がならんでいました。

新社会人の皆さんがこれらを全部覚えていくのはたいへんですし、正直「めんどうだな」と思うこともあるでしょう。

今回の記事では、ビジネスマナーを習得するうえで「ここが重要」とわたしが思う4つのポイントについてご紹介します。

普段、中間管理職として年配から若手社員まで広い世代と接している経験からお話ししますので、若手社員の皆さんの参考になるかと思います。

 

ビジネスマナーを身につけるための4つの基本

今回ご紹介する、ビジネスマナー習得に役立つポイントは次の4つです。これらのことを意識していただければ、より実践的なビジネスマナーを身につけることができると思います。

 

  • 相手に配慮する
  • まず受けとめる
  • 身だしなみに気をつける
  • 古いビジネスマナー本を読まない

 

相手に配慮する

ビジネスマナーの本質は、相手に配慮した行動をとることです。

会社の上司や同僚と接するときも、お客様と接するときにも。

相手のことを尊重したり、迷惑をかけないよう気づかったりすることが大切になります。

なぜなら、ビジネスマナーとは「仕事をうまく進めるための手段のひとつ」だからです。

 

相手に配慮しながら行動することで、仕事がスムーズに進みやすくなり、仕事の成果につながっていきます。

逆にいうと、いくらマナー本に書いてあることを暗記したとしても、仕事が前に進まなければ意味がありません。

 

まず受けとめる

職場にはさまざまな価値観や考えかたをもった人たちがいます。

そんな人たちが「ある共通の目的」をもって集まっているのが会社組織です。

会社のなかで上司や同僚と議論しながら何かを決める必要があるとき、もっとも大事なのは、相手の言動を「まず受けとめる」ことです。

 

議論の場において、自分の意見をきっちりいうことは大切です。

若手だからといって遠慮する必要はなく、むしろ組織の常識に染まってないぶん、改善提案なども出しやすいかもしれません。

しかし、もし誰かが先に意見をいったとき、いきなり反論してはいけません。

まずは相手がいったことを受けとめて、それから自分の感じたことを発言しましょう。

たとえばこんな感じです。

「先輩は◯◯と考えられているんですね」

「わたしは△△と思いました」

 

このとき、相手が言っていることを受けいれる(理解する、同調する)必要はありません。

受けとめる(認識する)だけでオッケーです。

自分の言うことをちゃんと聞いてくれた相手に対して、次は自分も話を聞こうと思うのが人の心だからです。

 

なんて偉そうなことを言ってますが、これって頭ではわかっていても実践するのはなかなか難しいものです。

わたしも「またすぐに言い返しちゃったなー」と思うことがしょっちゅうです、、、

普段から意識して少しずつ取り入れていきましょう。

 

身だしなみに気をつける

「初頭効果」といって、相手への評価は第一印象でほとんど決まってしまうそうです。

身だしなみがちゃんとしていないと、それだけで印象がわるくなってしまうので気をつけましょう。

せっかくよい意見をいったり、よい提案ができたとしても、印象がよくないために成果がでなければもったいないですよね。

 

とくに男性にお伝えしたいのは「清潔感」に気をくばることです。なぜなら、女性は男性が思ってるより何倍も清潔感に対して敏感だからです。

たとえば、「服のしわ」「寝ぐせ」「無精ひげ」「体臭や口臭」などなど。

女性の観察力、察知する能力は男性の想像を超えています。

わたしも昔はそれをぜんぜんわかっておらず、結婚して妻から学びました。

 

注)すべての女性がそうというわけではありません。一般的には男性よりも女性のほうが「気づく能力が高い傾向にある」ということです。

 

古いビジネスマナー本を読まない

相手に配慮した行動をとるために、基本的な「マナーの型」は知っておいて損はありません。

ビジネスマナー本は、網羅的に基礎がまとめられているので、自分が知りたい情報を短時間で得ることができます。

ただし、古いビジネスマナー本は見ないほうがよいです。

なぜなら、ビジネスマナーのトレンドは年々変わっていくからです。

とくにビジネスメールなどのツールに関することは、テクノロジーの進歩にあわせてマナーや常識が変化していくスピードも速いので注意が必要です。

先輩からもらった古いマナー本を読むより、新しい本を買うとか、インターネットで最新情報を探すようにしましょう。

 

さいごに

「ビジネスマナーといってもたくさん覚えることがあって大変だな」

若手社員の皆さんがそう感じるのもわかります。

そこで、ビジネスマナーはあくまで仕事をうまく進めるための手段の一つであると考えることをお勧めします。

そうすれば、すべてを順番に覚えていくのではなく、必要に応じて最小限の労力でチェックすることができるようになるでしょう。

 

世代が変われば常識も変わるし、その人の性格によってもなにを不快に感じるか、快適と感じるかは違います。

年齢や立場がちがう人と人が関わって、お互いに利益となる関係を築くための「潤滑剤」のような役割としてビジネスマナーをとらえるとよいと思います。

 

最後まで読んでくださり、ありがとうございました。

 

 

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