46歳からのセミリタイア生活

21年間勤めた会社を退職し、第2の人生をスタート!

ビジネスチャットのメリットをいまさら実感しました

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皆さんは「ビジネスチャット」を利用されているでしょうか?

わたしはコロナ自粛の影響で始まったテレワーク中にはじめて利用しました。つかってみて「これは間違いなく仕事の生産性があがるな!」と確信しました。

どんなところがよかったのか、わたしが感じたビジネスチャットのメリットをお話しします。

もしまだビジネスチャットを取り入れていない職場は、ぜったい損していると思います。

 

 

ビジネスチャットとは

その名のとおり、ビジネスで利用されるチャットツールのことです。

有名どころをあげると、slack(スラック)、chatwork(チャットワーク)、Microsft Teams(マイクロソフトチームズ)、LINE WORKS(ラインワークス)などがあります。

LINEグループでやりとりしたことがある人はイメージしやすいと思います。複数人で会話するように文字列が流れていきます。

ビジネスチャットでは、プライベート用のツールと比べてセキュリティが強固になっています。

 

ビジネスチャットのメリット

ビジネスチャット導入前のイメージは、「メールより気軽にやり取りできるツールかな」程度でした。しかし、実際につかってみるとたくさんメリットがあることがわかりました。

ここではわたしが使用してみて感じたメリットをご紹介します。

  • メールより短時間で確認作業ができる
  • 投稿後にコメントを修正できる
  • コミュニケーションが活性化する

 

メールより短時間で確認作業ができる

メールは手紙のやりとりのような感覚であり、一対一のときは便利です。しかし、複数人でやりとりする場合はデメリットがあります。

たとえば、各メンバーが送信したメールが別々に受信フォルダにたまるので、チェックするのに時間がかかります。また、自分が返信を書いているうちに、ほかの人が先に回答するなど「行き違い」になることがよくあります。

その点、チャット形式であれば特定のトピックスについて、掲示板に順番に書き込んでいくようなスタイルであるため、内容のチェックにかかる時間が削減できるし行き違いもおこりません。

 

投稿後にコメントを修正できる

メールを送ったあとに、誤字脱字に気づいたり文章の言い回しを変えたいと思うことってありますよね。

「先ほどのメールに誤りがありましたので再送いたします」

誰でもこのようなメールを送った経験があるのではないでしょうか?

ビジネスチャットだと一度投稿した文章を編集できるので、このような手間がなくなります。

 

コミュニケーションが活性化する

メールよりも堅苦しくなく気軽にやり取りできるため、チーム内のコミュニケーションが活性化したと感じています。

とくに今は、コロナウイルスの影響でテレワーク化が進んでいるため、これまであたりまえにやっていた「ちょっと話しかける、相談する」ということができません。

そのようなテレワークのデメリットを解消するためにも、気軽なコミュニケーションを促進できるビジネスチャットを利用するのは効果的だと思います。

 

「Microsft Teams」のメリット

わたしの勤務先ではビジネスチャットツールとしてMicrosoftのTeamsを使用しています。Teamsのメリットは「Office365」と連携していることです。

具体的には、Office365のエクセルやパワーポイントなどのソフトウェアをTeams上で共有・編集できます。

この編集機能がむちゃくちゃ便利で、たとえば『複数人でチャットのやりとりしながら、そのページに貼り付けたエクセルファイルを同時編集する』ということができます。

これまではメールでエクセルファイルを送って、それぞれが編集したものを、最後に合体させるというやり方でした。それに比べて圧倒的に便利で効率的であり、最初に使ったときは感動しました。

 

ビジネスチャットのデメリット

ビジネスチャットは気軽さが災いして、過剰にやり取りしてしまう可能性があるかもしれません。また、使用頻度がふえると通知がたくさん来て集中の妨げになることもあります。

これらを回避するために、ビジネスチャットの使用目的を明確にしたり、ルールをきっちり決めておいたほうがよいと思います。

通知に関しては「ミュート機能」を使えば誰かがコメントするたびにお知らせが表示されることがなくなります。リアルタイムでやり取りする必要がないときは、ミュートにしておいて、時間があるときにまとめて確認することをお勧めします。

 

最後に

ビジネスチャットのメリットをお伝えしました。

実際に職場でつかってみて、メールだけの場合と比べて業務効率化やテレワーク時のコミュニケーション活性化につながると感じました。

ただ一方で、「ビジネスチャットを生かすも殺すも組織のマネージャーしだいだな」とも思っています。

なぜビジネスチャットをつかうのかを自部署のメンバーにちゃんと説明し、ルールを決めて皆がスムーズに使えるようサポートすること。

これからのマネージャーは、IT化の波にもついていけるよう自ら新しいものを取り入れていく姿勢が、ますます大事になってくるのかなと思っています。

 

今回も最後まで読んでくださり、ありがとうございました。