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40代会社員の日々学んだこと

読めばメール作業が本当に速くなる『アウトルック最速仕事述』

皆さんの職場ではどのメールソフトを使用していますか?

マイナビの調査によると1位はアウトルック(38.7%)で2位のGmail(16.0%)比べて2倍以上のシェアがあるそうです。

本書は、アウトルックメール作業で発生するあらゆる『時間のムダ』を削減するためのノウハウ本です。

私も実際に取り入れてみて、メール作業が速くなったと実感したので紹介します。

 

注意点;どちらかというと初心者向けの内容で、すでにアウトルックメールを使いこなしている人にとって得るものは多くないかもしれません。

 

ショートカット基本10個で画面切り替えとマウス使用を減らす

アウトルック作業で、『届いたメールを読む』『返信する』『転送する』『予定表を確認する』『会議を設定する』など様々な画面を切り替えたり、メール作成時に文字入力のマスに移動するとき、すべてをマウスで操作しようとすると、自分の手がキーボードとマウスを何度も往復することになります。

これらの作業にショートカットキーを使うことで、キーボード上で多くの作業が完結するため効率化に繋がります。

ショートカットキーを覚えて慣れるのに少し時間がかかりますが、基本10個を覚えるだけでメール作業が早くなったと実感できます。

すべてをショートカットで対応しようとせず、自分の好みに合わせてマウスとショートカットキーを組みわせるのが、ストレスなくかつ効率的に作業できるコツかなと思いました。

 

フォルダ整理し過ぎず文書検索で探す

本書では届いたメールを細かくフォルダ分けするより、文書検索で探したほうが早いという主張をしています。

丁寧にフォルダ分けしても、『結局自分の探したいメールがすぐに見つからなければ意味がない』と。

私はもともとフォルダ分けしない派ですが、本書で解説されている『差出人』『件名』など検索の条件欄を固定化しておいて、ショートカットですぐに検索できるという方法は参考になり、検索のスピードがアップしました。

 

クイック操作で入力時間を減らす

クイック操作とはアウトルック版の簡易マクロであり、繰り返し行う操作を自動化する機能です。

この機能を用いることで、メール末尾につける署名や、よく使う定型文などを一瞬で表示できるようになります。

 

これは余談ですが、途中のコラムでアウトルック以外のパソコン業務効率化テクニックや、著者の自己紹介などが書かれており、個人的には面白かったです。

 

コロナウイルスの影響でテレワークが推奨され、メールを使用する時間も増えているかもしれません。

この機会に、アウトルック時短術をマスターしてはいかがでしょうか?